RGPD — Note d’information et délégation

Dernière mise à jour : 03/09/2026

Cette note précise le cadre du consentement digitalisé lors d’une inscription autonome ou lorsqu’un trésorier ou gestionnaire crée un compte La Popotte Express pour un membre. Elle formalise une information claire, un choix explicite et la preuve technique associée.

1. Parties concernées

• Membre concerné : personne physique pour laquelle un compte est créé.
• Trésorier / gestionnaire : personne habilitée par la popotte à administrer les comptes membres.
• Plateforme : La Popotte Express, prestataire technique de traitement.

2. Base légale et finalités

La création d’un compte par délégation repose sur l’intérêt légitime d’organisation de la popotte et sur l’exécution des services demandés (gestion des accès, des soldes et des transactions internes).

Les finalités principales sont :

• enrôler un membre dans la popotte lorsque la création autonome n’est pas pratique ;
• ouvrir un accès sécurisé à la borne kiosk et au compte personnel ;
• assurer la traçabilité comptable et opérationnelle des consommations et encaissements.

3. Données traitées à la création

Lors de la création, les données suivantes peuvent être renseignées :

• identité minimale (nom, e-mail, grade selon le contexte de la popotte) ;
• rôle dans la popotte (membre, gestionnaire, etc.) ;
• éléments de sécurité initiaux (mot de passe temporaire, PIN facultatif) ;
• métadonnées de preuve (date d’acceptation de la délégation, identifiant du trésorier ayant validé).

4. Information et droits du membre

Le membre est informé que son compte a été créé pour son compte et qu’il peut :

• modifier ses informations personnelles ;
• changer son mot de passe et ses paramètres de sécurité ;
• demander l’accès, la rectification ou la suppression de ses données selon les conditions légales ;
• obtenir un export de ses données depuis son espace personnel.

5. Durée de conservation

Les traces de délégation (date d’acceptation, utilisateur ayant validé) sont conservées pour la durée nécessaire à la preuve de conformité, puis archivées selon les politiques internes et obligations légales applicables à la popotte et à la plateforme.

6. Délégation opérationnelle

Le trésorier atteste agir dans le cadre de ses fonctions et avec l’autorisation de la popotte. Cette délégation couvre uniquement la création initiale du compte et l’envoi des informations d’activation. Elle n’autorise pas l’utilisation du compte en lieu et place du membre après activation.

7. Signature électronique et preuve

Une fenêtre dédiée présente les informations essentielles avant toute validation. La confirmation n’est jamais précochée : elle nécessite une action positive de la personne qui inscrit son propre compte ou du gestionnaire agissant par délégation.

Cette validation constitue une preuve électronique simple. La plateforme journalise l’instant de validation, la version du document, le compte concerné, la popotte, l’adresse IP et, en cas de délégation, l’identifiant du gestionnaire. Ces éléments permettent d’établir qui a confirmé quoi, quand et dans quel contexte.

8. Retrait du consentement et exercice des droits

Le consentement digitalisé peut être retiré à tout moment lorsque le traitement repose juridiquement sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs. Les traitements strictement nécessaires au contrat, à la sécurité ou aux obligations comptables peuvent toutefois être maintenus sur une autre base légale et pendant leur durée de conservation applicable.

Le membre peut consulter ses informations, demander un export et contacter la plateforme pour exercer ses droits. Le refus d’un traitement facultatif n’empêche pas l’accès aux fonctionnalités essentielles ; si une donnée est indispensable au service, cette nécessité est indiquée séparément.